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Eventos híbridos: a tendência que virou solução em tempos de pandemia

Há anos falava-se dos eventos híbridos como uma tendência do setor. A exemplo do que vinha ocorrendo com o EAD, sua realização ficava sempre para um segundo plano. Em março deste ano, porém, a área de eventos teve de encarar o maior desafio do século e se reinventar. Com a imposição do distanciamento físico, empresas tiveram de buscar soluções para manter palestras, convenções, congressos. Nesse cenário, ganhou força a utilização dos eventos híbridos, fazendo com que produtoras planejem essas novas experiências, garantindo a mesma conexão e engajamento de seus clientes com seus respectivos públicos.

De forma bem simples, os eventos híbridos são a integração dos universos físico e digital, misturando o virtual com o real. Neles, a tecnologia é um aliado para ampliar a abrangência de sua mensagem. Já no cenário atual, o universo online é o único que nos permite o encontro. Nessa modalidade, é possível usar diversas ferramentas para garantir um maior engajamento com os participantes, como a realidade aumentada ou o uso de hologramas. Independentemente dos recursos escolhidos, o que deve ser primordial ao se planejar esses eventos é a interatividade. Como fazer com que mesmo distantes as pessoas se sintam dentro dele (ou próximas umas das outras)? Ferramentas de interatividade devem ser usadas, mas não só isso.

É preciso pensar em atrativos que despertem os sentidos e gerem sentimentos nos participantes. Nesse cenário, a Checklist Produções, por exemplo, ao desenhar um evento corporativo online que estava previsto para ocorrer presencialmente em uma grande empresa de tecnologia, planejou um happy hour com músicas brasileiras. A ideia foi tão bem recebida que a diretoria viu ali uma oportunidade para estender o “show” aos colaboradores de outras partes do mundo. E esse é outro aspecto muito importante dos eventos híbridos e um de seus grandes benefícios: a ampliação da abrangência. Conseguir unir pessoas distantes geograficamente em uma mesma experiência, a um custo muito menor.

Uma das pesquisas recentes sobre esse novo formato mostrou que o motivo principal para a escolha por eventos híbridos é a expansão da audiência do evento, ao lado da facilidade em participar das atividades. Para estarmos em reuniões e encontros online precisamos simplesmente de um dispositivo (celular, notebook) e uma conexão de internet. Custos e planejamentos de passagens, estadia e transporte saem fora do centro de custos desses eventos corporativos.

Como toda novidade, porém, há grandes desafios no horizonte. Como manter o interesse das pessoas sem o suporte que o presencial nos oferece (e que desperta todos os sentidos humanos)? Como minimizar problemas de conexão em um país que ainda apresenta problemas de estabilidade de sinal de internet?

Criar uma experiência que contemple esses e outros aspectos exige competência, atualização e muito planejamento. É preciso que o organizador esteja atualizado com as últimas ferramentas disponíveis, conheça-as em profundidade para saber a melhor forma de utilizá-las. É necessário que seja desenhado todo o evento nos dois ambientes (online e offline) e que sejam previstos todos os cenários possíveis. Testes de conexão, de imagem, de formato para que ao final tenhamos um acontecimento perfeito e que não traga prejuízos aos participantes.

Obviamente o face to face não será substituído jamais. Por isso que as pessoas seguirão participando de eventos presenciais, um antigo temor que se tinha quando se falava em oferecer a opção ‘virtual’. As taxas de participação não serão afetadas. Ou melhor, tendem a ser multiplicadas. Os eventos híbridos surgiram para agregar. E nós, especialistas do setor, começaremos o planejamento entendendo que o evento é toda uma jornada e um caminho maior. É um grande desafio, pois desenharemos a experiência por completo, faremos um estudo amplo da comunicação e buscaremos o desenvolvimento de plataformas e interações efetivas com o público.

Por mais que o cenário possa ser de crise por conta da pandemia do covid-19, cabe a nós ver nele o empurrão que faltava para desenvolver todo o potencial que os eventos híbridos nos proporcionam.

Ana Elise Dorneles Dias, Diretora da Checklist Produções e Eventos

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